Süreç Nedir ?

Süreç Nedir ?

SÜRECİN TANIMI, ÖGELERİ VE ÖZELLİKLERİ

      1.Sürecin Tanımı

Süreç ile ilgili ilk tanım “American Heritage” sözlüğünde 1978 yılında yapılmıştır. Bu sözlükte süreç “bir son veya bir sonuç meydana getiren bir dizi eylem, değişiklik veya işlev” şeklinde tanımlanmıştır. Bu tanım sistematik iyileştirme ve yeniden tasarlama amaçlarına yönlendirme yapmadığı için bugünkü süreç bakış açısı için yeterli değildir.

1988 yılında JURAN “Planning for Quality” adlı kitabında süreci “bir amacın başarılmasına yönlendirilmiş bir dizi sistematik eylem” şeklinde tanımlayarak, sürecin hedeflenen çıktılara ulaşmasına sağlayıcı faaliyetlerden oluştuğunu ifade etmiştir.

1991 yılında HARRINGTON “Business Process Improvement” adlı kitabında süreci “bir girdiyi alıp, ana değer katan ve dahili veya harici bir müşteriye çıktı sağlayan herhangi bir faaliyet veya faaliyet grubu” şeklinde tanımlanmıştır.

Tüm bu tanımlamalarda ve süreç yönetiminde bugün gelinen noktada sürecin tanımı; “belirli bir dizi girdiyi, müşterileri için bir dizi faydayı çıktıya dönüştüren; tanımlanabilen, sınırları konulabilen, tekrarlanabilen, ölçülebilen, sorumlusu olan, fonksiyonlar arası ve birbiriyle ilişkili, değer yaratan faaliyet zinciridir” şeklindedir.

Süreç tanımı, süreçlerin sağlıklı ve doğru tanımlanmasında son derece kritik bir referanstır. Bu tanımlarla birlikte hangi faaliyetlerin süreç olup olmadığını söyleyebiliriz.

  • Proje kapsamındaki işler süreç olarak tanımlanamaz. Çünkü bu tip işler sadece proje boyunca yürütülür, süreklilik arz eden veya tekrarlanan iş akışlarını içermez. Diğer taraftan projenin çıktısı yeni tanımlanmış ya da iyileştirilmiş bir süreç olabilir.
  • Her defasında farklı sıralarda yürütülen yani sistematik olarak yürütülmeyen işler süreç olarak tanımlanamaz.
  • Birden fazla faaliyeti içermeyen tek adımlı işler süreç değildir.
  • Girdi-çıktı anlamında şirketin diğer süreçleriyle ilişkisi kurulamayan, katma değer yaratmayan faaliyetler süreç olarak tanımlanamaz.

      2.Sürecin Ögeleri

Bir süreci süreç yapan ve yönetilebilir hale getiren temel ögeler; tedarikçiler, girdiler, çıktılar, müşteriler, geri bildirimler, sınırlar, sağlayıcılar ve süreç sahibidir.

  1. Tedarikçiler: Girdiyi sağlayan taraftır. Tedarikçiler kişi ya da kuruluş olabileceği gibi sürece bağlı olarak organizasyonun içinden veya dışından da olabilirler. Örneğin, sipariş verme sürecinde sipariş talep formunu dolduran kişi kuruluş içinden, malzeme kabul sürecinde malzemeyi sağlayan taraf organizasyon dışından bir tedarikçi olabilir. Tedarikçiler aynı zamanda sürecin müşterisi konumunda da olabilirler. Örneğin, müşteri şikayetlerinin yönetimi sürecinde şikayetin geldiği taraf(tedarikçi) ile çözümlenen şikayetin sunulduğu taraf müşterinin kendisidir.
  2. Girdiler: Girdiler tedarikçilerin sağladığı ve sürecin çıktıya dönüştüğü talep, ürün, hizmet veya kaynaklardır. Sürecin dış çevresinden sürece katılarak süreci harekete geçirirler. Kaynaklar bazı durumlarda girdilerden ayrı ele alınabilmektedir. Bu durumda kaynaklar, sürecin işlemesini sağlayan iş gücü, malzeme, bilgi, sermaye şeklinde tanımlanır.
  3. Çıktılar: Müşteri için bir süreç tarafından üretilen ürün ve hzmetlerdir. Aynı zamanda çıktılar sürecin var olma nedenidir. Müşteriler bu çıktıların kendi süreçlerinde kullanmakta, tüketmekte veya dönüştürmektedirler. Girdilerin süreç içerisinde işlenmesi ve dönüştürülmesi sonucunda ortaya çıkan çıktıların, müşteri ihtiyaç ve beklentilerini karşılayacak şekilde girdilere katma değer eklenmiş bir nitelikte olması gerekir.
  4. Müşteriler: Çıktıların teslim edildiği, yani çıktıların kullanıcısı olan taraflardır. Müşteriler mümkün olduğunca şirket olarak değil kişi olarak tanımlanmalıdır. Diğer taraftan süreç kavramı içinde müşteriler iç ve dış müşteriler şeklinde ele alınmaktadır. İç müşteriler, organizasyon içinde yer alan ve sürecin bir sonraki adımı için çıktılar kullanan fonksiyon ya da fonksiyonlardır. Dış müşteriler ise, organizasyon dışında yer alan kişi ya da kuruluşlardır.
  5. Geri Bildirimler: Çıktıların niteliğiyle ilgili olarak müşterilerin memnuniyet seviyesinin ölçülmesi ve bu çıktıları elde ederken harcanan kaynakların değerlendirilmesi için toplanan bilgilerdir. Süreç yönetimi kapsamında müşteri geri bildirimleri müşterinin sesi, süreç geri bildirimleri ise sürecin sesi olarak ifade edilmektedir.

Müşterinin sesi, sürecin çıktılarıyla müşteri ihtiyaç ve beklentilerinin ne derece karşılandığını gösterir. Süreç iyileştirme çalışmalarında müşteri ihtiyaç ve beklentilerinin karşılanması hatta aşılması hedeflendiği için müşterinin sesi süreç iyileştirmeleri için önemli bir geri bildirimdir. Müşteri sesinin ölçümünde memnuniyet anketleri, müşteri görüşmeleri, pazar araştırmaları gibi yöntemlerden yararlanılır.

Sürecin sesi, çıktıları elde ederken harcanan kaynaklar ve süreçteki aksaklıklar hakkında bilgi verir. Diğer bir deyişle müşterinin memnun edilmesini sağlarken bunun için harcanan kaynakların da dengeli kullanılmasına dikkat çeker.

  1. Sınırlar: Süreci kapsayan faaliyetleri, görevleri ve prosedürleri ifade etmektedir. Süreçler, tedarikçilerin girdi sağladığı yer ile çıktıların müşterilere gönderildiği yer arasında sınırlandırılırlar.
  2. Sağlayıcılar: Bir süreç dahilinde çalışan ve girdilerin çıktıya dönüştürülmesinde rol alan birey veya fonksiyonlardır. Sürecin ilgili taraflarının ve fonksiyonlar arası ilişkilerin tanımlanmasını sağlarlar.
  3. Süreç Sahibi: Sürecin çalışması ve iyileştirilmesinde sorumluluğu olan kişidir. Tanımlanan sürecin sınırları dahilinde, fonksiyonlardan bağımsız tüm işlere ve bu işlerin yapılış biçimlerine odaklanır. Süreç sahibinin temel sorumlulukları süreçlerin tasarımı, tasarlanan süreçlerin ilgili yerlerde yaygınlaştırılması ve uygulanması, süreçlerin performasının takibi, iyileştirilmesi ve süreçler arası konuların çözümlenmesidir.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

       3.Sürecin Özellikleri

Süreçler, iki önemli yapısal özellik olan “dönüştürme ve tekrarlanabilirlik” ile çıkıtılarını sınırlayan “değişkenlik ve belirsizlik” özelliklerine sahiptir.

  1. Dönüştürme: Süreçler belirli girdileri alarak faydalı bir dizi çıktı elde etmeyi sağlar. Hem girdilerden farklı çıktıların üretilmesi hem de bu çıktıların müşteri açısından faydalı bir ürün olarak ortaya konması sürecin dönüştürme özelliğine dayanmaktadır. Dönüştürme, sürecin değer zincirindeki en önemli işlevlerinden biridir. Süreç yönetimi kapsamında katma değer yaratmayacak bir dönüşüm kabul edilemez.
  2. Tekrarlanabilirlik: Süreçlerin birbirleriyle ve kendisini oluşturan faaliyetler arasında girdi-çıktı ilişkisini sağlayan iş akışlarının her zaman aynı sırada gerçekleştiğini gösterir. Süreçlerin tekrarlanabilir olması; süreçlerin sistematik olarak tanımlanmasını, kontrol altında tutulmasını, aksaklıkların tespit edilmesini ve önceki dönem verileriyle karşılaştırılmasını mümkün kılar.
  3. Değişkenlik: Bir işin her seferinde aynı şekilde sonuçlanmaması durumudur. Tekrarlanabilir özelliğinden en önemli farkı, değişkenliğin işin yapılış şekliyle değil, işin sonucuyla ilgili olmasıdır. Değişkenlik her süreçte vardır. Önemli olan bu değişkenliklerin farkında olmak ve hedeflenen sınırlar dahilinde tutarak çıktıların tutarlılığını sağlamaktır. Değişkenliği azaltılmış ve tanımlanmış aralıklarda sonuçların elde edildiği süreçler aynı zamanda yeterli süreçler şeklinde tanımlanmaktadır. Yeterli süreçlerin ifadesi olan süreç yeterliliği istatistiksel proses kontrol (IPK) ve 6 sigma metodolojisi kapsamındaki diğer yöntemlerden yararlanılarak ölçülür. Bu ölçümlerden hareketle müşteri ihtiyaç ve beklentileri doğrultusunda bir sürecin yeterliliğinin arttırılması, diğer bir deyişle sürecin değişkenliğinin azaltılması hedeflenir.
  4. Belirsizlik: Süreçlerde beklenmedik durumlar ve belirsizlikler söz konusudur. Bu belirsizliğin nedeni çalışanların ve müşterilerin süreçten bağımsız bireysel çalışma yönteminden kaynaklanmaktadır. Belirsizliğe yol açan bu nedenlerin tespit edilip azaltılması, süreç değişkenliği açısından son derece önemlidir.

İlginizi Çekebilir

Kaliteye Yolculuk Programı (BursaTV)

Yalın üretim nedir? Müşterinin beklediği kalite, maliyet, verimlilik ve hız üçlüsüdür. Bu noktaya ulaşabilmek için üç tip faaliyet vardır; 1) Değer yaratan faaliyetler: Ürünün dönüşümü örneğin preste parçanın şekillenmesi, kumaşın

6 Sigma Nedir? Neden 6 Sigma?

6 Sigma nedir, 6 Sigma nasıl bir şeydir bunları anlatacağım. 5S, 5 adımdan oluşuyor. 6 Sigmanın da 6 adımı olması bekleniyor ama öyle değil 5 adımdan oluşan metodoloji aslında. İngilizce

Rekabet Gücümüz 5S Sayesinde Yükseldi – Kedi Collection 5S

Kedi Collection 5S ile Nasıl Tanıştı Kedi Collection, 1995 yılında İnegöl’de ‘Baysal Orman Ürünleri’ adıyla kurulmuştur. 2004 yılında marka tescili sonucu adını ‘Kedi Collection‘ olarak değiştirmiştir. Kedi Collection mutfak grubunda